YENİ UBYS (ÜNİVERSİTE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİNİN) EBYS MODÜLÜ 01.01.2021 TARİHİ İTİBARİYLE KULLANIMA AÇILMIŞTIR.

01.01.2021 tarihi itibariyle;

Yeni ÜBYS (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi) GERÇEK ORTAMI devreye alınmış olup ilk aşamada yeni EBYS MODÜLÜ KULLANIMA AÇILMIŞTIR. “ https://ubys.adu.edu.tr ” adresi üzerinden, kullanıcı adı “@adu.edu.tr” uzantılı kurumsal e-posta adresi ve e-posta şifresi ile giriş yapılacaktır.

(Test ve bilgi düzeltme amaçlı olarak kullanıma açılan yeni ÜBYS / EBYS Modülü TEST ORTAMI ise geçici olarak KAPATILMIŞTIR.)

  • Yeni EBYS ( 01.01.2021 tarihi itibariyle kullanıma girmiştir)

Açıklama : https://ubys.adu.edu.tr/   adresi üzerinden kullanıma açılmıştır.

Adu mail adresi ve şifresiyle giriş yapılabilecektir. Tüm ebys/evrak işlemleri buradan yapılacaktır.

 

  • Eski EBYS (2020 ve öncesinde kullanılan programda 01.01.2021 tarihinden itibaren sadece geçmiş tarihli evrakları arama , okuma işlemleri yapılabilecektir. Yeni evrak oluşturma ve/veya sevk işlemleri yapılamayacaktır)

Açıklama : https://ebys.adu.edu.tr/  01.01.2021 tarihinden itibaren yeni EBYS sistemine geçildiğinden, sadece evrak arama ve okuma işlemleri yapılabilecektir. Yeni evrak oluşturma ve sevk işlemleri artık eski ebys üzerinden yapılamayacaktır.


Sıkça Sorulan Sorular - Yeni ÜBYS / EBYS  Olası Kullanıcı Sorunları ve Çözüm Önerileri

Sorununuzu  aşağıdaki listeden kontrol edip düzeltmeye çalışınız.

UBYS / EBYS SİSTEMİ KULLANICI SORUNLARI

  1. Personelim/Kullanıcıyım Sisteme Giremiyorum.
    • Kurumsal E-posta adresiniz yoksa (adu uzantılı), görev yaptığınız birimin personel işlerine başvurunuz ve e-posta adresi alınız. Bu e-posta adresinizi tanımlattırmak üzere EBYS Koordinatörlüğü veya PDB (Personel Daire Başkanlığı) ilgili şube destek numaralarını arayın.
    • Birden fazla kurumsal (adu uzantılı) e-posta adresiniz olabilir. Böyle bir durum varsa  EBYS Koordinatörlüğü veya PDB (Personel Daire Başkanlığı) ilgili şube destek numaralarını arayarak kullanımda olan kurumsal eposta adresinizi belirtiniz.
    • Personel/kullanıcı pozisyonunuz tanımlanmamıştır ya da  güncel olmayabilir: Yeni personel iseniz henüz giriş kaydınız yapılmamıştır kaydınızın girilmesini bekleyiniz veya  EBYS Koordinatörlüğü veya PDB (Personel Daire Başkanlığı) ilgili şube destek numaralarını arayarak kaydınızın yapılıp yapılmadığını öğrenebilirsiniz.
    • Personel giriş kaydınız yapılmış ise fakat sisteme tanımlı pozisyonunuz yok ise tanımlanması istenen pozisyonu UBYS Sistemi Üzerinden Destek modülüne İşlem tipini EBYS Destek işlemleri seçerek yazınız.
  2. EBYS belge gezgini ekranında birim klasörü görünmüyor.
    • Bu ilgili birimde pozisyon tanımlamasının olmadığı anlamına gelir. UBYS Sistemi Üzerinden Destek modülüne İşlem tipini EBYS Destek işlemleri seçerek yazınız. İlgili birimin/şubesi eksik pozisyonların tanımlamasını yapacaktır. Sonrasında sistemden çıkış yapıp tekrar giriş yaparak kontrol ediniz.

 

  1. Evrak ekleme ekranında sadece "KİŞİSEL" belge eklemeye izin veriyor.
    • EBYS koordinatörlüğü kullanıcının pozisyonu için "BELGE KAYIT" yetkisi verecek. UBYS Sistemi Üzerinden Destek modülüne İşlem tipini EBYS Destek işlemleri seçerek yazınız.
  2. EBYS Diğer Sorunları :
    • Belge ekleme işlemine başlayabilen kullanıcı "Elektronik Belge Gezgini" ekranındaki belge süreçlerinde (belge ekleme, paraf, imza, havale, belge iptal ve belge arama) yaşadığı sorunları UBYS Sistemi Üzerinden Destek modülüne İşlem tipini EBYS Destek işlemleri seçerek yazınız.

 

UBYS Sistemi Üzerinden Destek Talebi : 

UBYS (https://ubys.adu.edu.tr/) ana ekranda “” butonuna tıklayınız.  Sonra gelen ekranda (https://ubys.adu.edu.tr/HelpAndSupport/Index) sırasıyla  “ÜBYS Destek” tabına ve altındaki  “Destek Talebi” alt menüsüne tıklayıp açılan sayfada işlem tipi olarak “İşlem Tipi “ kutusundan sorunun türüne göre “EBYS Destek İşlemleri” veya “Personel Bilgi Sistemi Destek İşlemleri” ni seçerek “Gerekçe”  kutusuna talebinizi ve açıklamanızı girebilirsiniz. Varsa konuyla ilgili ek dosyanızı da buradan “Dosya Ekle” diyerek gönderebilirsiniz.

Daha sonra talebinizle ilgili son durumu Aynı sayfada “Destek Taleplerim” tabına tıklayıp görebilirsiniz.

 

Verilen önerilerle sorununuzu çözemediyseniz alttaki PDB ilgili şube ve EBYS irtibat numaralarını arayıp bilgilendiriniz.

EBYS Koordinatörlüğü Destek Numaraları :  2606 ve 2604 dahili  numaralarından ulaşılabilirsiniz.

PDB (Personel Daire Başkanlığı) Destek Numaraları

İlgili Şubeler:

Akademik Şube: 2554,  2555,  2556  ve  2557

İdari Şube: 2558, 2559, 2560, 2561

4B Sözleşmeli Personel ve Sürekli İşçi Şube :  2566, 2575

Diğer :  2567